Auftragsverarbeitungsvertrag für Videoaufzeichnungen

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag für Videoaufzeichnungen (die „Videovereinbarung“) ergänzt den Auftragsverarbeitungsvertrag für Veranstalterund gilt in Verbindung mit diesem. Er gilt speziell dann, wenn der Veranstalter die Videoaufzeichnungsfunktion für einen über die Gym Art Plattform durchgeführten Wettkampf aktiviert.

Videoaufzeichnungen von Turnerinnen und Turnern stellen sensible personenbezogene Daten dar, insbesondere wenn Minderjährige betroffen sind. Diese Vereinbarung legt die zusätzlichen Anforderungen, Rechte und Pflichten fest, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Videoaufzeichnungen rechtmäßig, transparent und mit angemessenen Schutzmaßnahmen für alle Personen durchgeführt werden, die in aufgezeichneten Inhalten erscheinen können.

Alle in dieser Videovereinbarung verwendeten Begriffe, die hierin nicht definiert sind, haben die Bedeutung, die ihnen im Auftragsverarbeitungsvertrag für Veranstalter zugewiesen wird.

Gym Art betreibt ein eingeschränktes Videozugangsmodell, das darauf ausgelegt ist, die Privatsphäre und Sicherheit aller Turnerinnen und Turner zu schützen:

Standardmäßiger Datenschutz

Die Videoaufzeichnung ist standardmäßig deaktiviert. Videos werden nur aufgezeichnet und gespeichert, wenn der Veranstalter die Videoaufzeichnungsfunktion für einen bestimmten Wettkampf ausdrücklich aktiviert.

Zugriffsbeschränkung

Videoaufzeichnungen sind ausschließlich innerhalb der Gym Art mobilen Anwendung für angemeldete und authentifizierte Benutzer zugänglich. Videos können nicht heruntergeladen, geteilt oder über eine andere Plattform oder Methode abgerufen werden.

Anzeigebedingungen

Ein Video wird innerhalb der Gym Art mobilen Anwendung nur dann angezeigt, wenn ALLE folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Der Veranstalter hat die Videoveröffentlichung für den Wettkampf aktiviert
2. Der Wettkampf wurde öffentlich gemacht
3. Die Leistungsklasse des Turners bzw. der Turnerin hat die Videoanzeige aktiviert
4. Die individuelle Videoveröffentlichungseinstellung des Turners bzw. der Turnerin ist aktiviert

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, wird das Video nicht angezeigt.

Speicherung und Infrastruktur

Videos werden sicher auf Google Cloud Platform in der Region northamerica-northeast1 (Montréal, Kanada) gespeichert. Dies gewährleistet die Einhaltung kanadischer Anforderungen an die Datenresidenz und bietet schnellen, zuverlässigen Zugriff für Benutzer in Nordamerika.

Der Veranstalter bestätigt, dass er vor der Aktivierung der Videoaufzeichnung für einen Wettkampf die erforderliche videobereichsspezifische Einwilligung von allen betroffenen Personen (Turnerinnen und Turnern) oder deren Eltern bzw. Erziehungsberechtigten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen eingeholt hat. Die spezifischen Einwilligungsanforderungen hängen vom Alter des Turners bzw. der Turnerin ab:

3.1 Turnerinnen und Turner unter 13 Jahren (COPPA-Konformität)

3.2 Turnerinnen und Turner im Alter von 13-15 Jahren (elterliche Einwilligung)

3.3 Personen ab 16 Jahren

3.4 Videobereichsspezifische Einwilligungserklärung

Unabhängig vom Alter der betroffenen Person muss das videobereichsspezifische Einwilligungsformular ausdrücklich alle folgenden Punkte abdecken:

• Aufzeichnung von Turnleistungen während des Wettkampfs
• Speicherung auf Google Cloud Platform in Montréal, Kanada (northamerica-northeast1)
• Das in Abschnitt 2 beschriebene Zugangsmodell und die für die Videoanzeige erforderlichen Bedingungen
• Die Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 1 Jahr ab dem Wettkampfdatum oder abweichende Frist, die vom Veranstalter bei der Wettkampfeinrichtung festgelegt wurde)
• Das Recht, die Videoaufzeichnung jederzeit mit sofortiger Wirkung zu widerrufen
• Ausdrückliche Erklärung, dass Videos NICHT für biometrische Analysen, Gesichtserkennung oder automatisierte Profilerstellung verwendet werden
• Ausdrückliche Erklärung, dass Videos NICHT ohne ausdrückliche zusätzliche Einwilligung an Dritte weitergegeben werden

3.5 Vorlage Einwilligungserklärung

Eine konforme Vorlage für die Einwilligungserklärung, die einen dedizierten Abschnitt zur Videoaufzeichnung enthält, ist verfügbar unter Vorlage Einwilligungserklärung für Eltern/Erziehungsberechtigte. Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, diese Vorlage oder ein rechtlich gleichwertiges Einwilligungsformular zu verwenden, das alle in diesem Abschnitt dargelegten Anforderungen erfüllt.

In Anerkennung dessen, dass sich Präferenzen und Umstände ändern können, haben Eltern, Erziehungsberechtigte und Personen das Recht, ihre Einwilligung zur Videoaufzeichnung jederzeit zu widerrufen.

Widerspruchsmechanismus

Eltern und Erziehungsberechtigte können der Videoaufzeichnung ihres Kindes jederzeit widersprechen. Personen ab 16 Jahren können der Videoaufzeichnung für sich selbst jederzeit widersprechen. Allen Widerspruchsanträgen muss sofort und ohne Verzögerung nachgekommen werden.

Der Veranstalter muss einen klaren Mechanismus bereitstellen, mit dem Eltern, Erziehungsberechtigte und Personen der Videoaufzeichnung widersprechen können. Dieser kann Folgendes umfassen:

• Eine Widerspruchsoption während des Anmeldeprozesses für einen Wettkampf
• Eine Widerspruchsoption in der Gym Art mobilen Anwendung
• Die Möglichkeit, einen Widerspruchsantrag per E-Mail an den Veranstalter zu übermitteln

Anträge auf Entfernung von Videos

Anträge auf Entfernung von Videos, die bereits aufgezeichnet wurden, können entweder an den Veranstalter oder direkt an privacy@gymart.orgübermittelt werden. Wenn ein gültiger Antrag auf Entfernung eingeht:

• Gym Art wird das bzw. die gekennzeichneten Videos innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt und Validierung des Antrags entfernen
• Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, Gym Art bei der Identifizierung der richtigen Videos zu unterstützen, falls der Antrag mehrdeutig ist
• Nach der Entfernung sind Videos nicht wiederherstellbar und werden nicht in der Gym Art Anwendung angezeigt

Standardaufbewahrungsfrist

Die Standardaufbewahrungsfrist für alle Videoaufzeichnungen beträgt 1 Jahr ab dem Wettkampfdatum. Nach einem Jahr werden Videos automatisch aus den Systemen von Gym Art gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrungsfrist ausdrücklich festgelegt wurde.

Abweichende Aufbewahrungsfristen

Zum Zeitpunkt der Wettkampfeinrichtung muss der Veranstalter ein Aufbewahrungsdatum für alle Videos festlegen, die bei diesem Wettkampf aufgezeichnet werden. Der Veranstalter kann:

• Die Standardaufbewahrungsfrist von 1 Jahr akzeptieren
• Eine kürzere Aufbewahrungsfrist festlegen (z. B. 6 Monate, 3 Monate)
• Eine längere Aufbewahrungsfrist festlegen (vorbehaltlich angemessener Grenzen und Datenschutzgrundsätzen)

Automatische Durchsetzung

Gym Art setzt die automatische Löschung von Videos zum geltenden Aufbewahrungsdatum durch. Videos werden aus allen Speichersystemen gelöscht und können nach der Löschung nicht wiederhergestellt werden.

Vorzeitige Löschung

Der Veranstalter kann die vorzeitige Löschung von Videos eines Wettkampfs vor Ablauf des Aufbewahrungsdatums beantragen. Anträge auf vorzeitige Löschung sollten an privacy@gymart.orgübermittelt werden. Gym Art wird Anträge auf vorzeitige Löschung innerhalb von 5 Werktagen bearbeiten.

Der Veranstalter erklärt sich damit einverstanden, dass Videoaufzeichnungen, die über die Gym Art-Plattform bezogen werden, NICHT für die folgenden Zwecke verwendet werden dürfen:

Jede Verwendung von Videoaufzeichnungen unter Verletzung dieser Einschränkungen stellt eine wesentliche Verletzung dieser Videoaufzeichnungsvereinbarung dar und kann den Veranstalter rechtlicher Haftung aussetzen.

Sicherheitsverpflichtungen des Veranstalters

Der Veranstalter muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter innerhalb der Organisation des Veranstalters, die Zugriff auf die Videoaufzeichnungsfunktion haben, strenge Vertraulichkeit in Bezug auf Videoinhalte und videobezogene technische Informationen wahren.

Zugriffskontrolle

Der Veranstalter darf nicht versuchen, die von Gym Art implementierten Videozugriffskontrollen zu umgehen, zu deaktivieren oder zu umgehen. Das in Abschnitt 2 beschriebene Mehrfachbedingungszugriffsmodell ist ein Sicherheitsmechanismus zum Schutz der Turnerinnen und Turner, und unbefugte Versuche, diese Kontrollen zu deaktivieren oder zu umgehen, sind verboten.

Meldung von Verletzungen

Der Veranstalter muss jeden vermuteten oder bestätigten unbefugten Zugriff auf Videoinhalte unverzüglich nach Entdeckung an privacy@gymart.org melden. Der Veranstalter sollte Folgendes bereitstellen:

• Eine Beschreibung des unbefugten Zugriffsvorfalls
• Datum und Uhrzeit des Vorfalls (falls bekannt)
• Die spezifischen betroffenen Videos (falls bekannt)
• Alle Personen, die möglicherweise betroffen sind

Allgemeine Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Gym Art benachrichtigt den Veranstalter innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Videoinhalte betrifft, wie in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung für Veranstaltergefordert. Die Benachrichtigung umfasst:

• Beschreibung der Verletzung
• Betroffene Daten und Anzahl der betroffenen Personen
• Wahrscheinliche Folgen der Verletzung
• Ergriffene oder geplante Maßnahmen zur Behebung der Verletzung

Videospezifische Reaktion auf Vorfälle

Im Falle einer videospezifischen Verletzung oder eines unbefugten Zugriffsvorfalls wird Gym Art folgende zusätzliche Schritte unternehmen:

• Deaktivierung des Videozugriffs für betroffene Wettkämpfe bis zur Klärung der Untersuchung
• Sicherung forensischer Beweise und Durchführung einer gründlichen Untersuchung
• Benachrichtigung betroffener Turnerinnen und Turner sowie Erziehungsberechtigter gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen
• Bereitstellung eines detaillierten Vorfallberichts an den Veranstalter
• Umsetzung von Abhilfemaßnahmen zur Verhinderung eines erneuten Auftretens

Verantwortung des Veranstalters

Der Veranstalter trägt die primäre Verantwortung für die Einholung einer ordnungsgemäßen videospezifischen Einwilligung von allen betroffenen Personen, bevor die Videoaufzeichnung aktiviert wird. Gym Art verlässt sich auf die Bestätigung des Veranstalters, dass eine angemessene Einwilligung eingeholt wurde. Die Nichteinholung einer ordnungsgemäßen Einwilligung kann den Veranstalter behördlichen Geldbußen und zivilrechtlicher Haftung aussetzen.

Freistellung durch den Veranstalter

Der Veranstalter stellt Gym Art von allen Ansprüchen, Schäden, Geldbußen oder Kosten (einschließlich Rechtskosten) frei, die sich ergeben aus:

• Der Nichteinholung einer videospezifischen Einwilligung durch den Veranstalter
• Falscher Darstellung des Einwilligungsstatus auf der Plattform
• Der Verletzung der verbotenen Verwendungen in Abschnitt 6 durch den Veranstalter
• Der unbefugten Änderung oder Umgehung der Videozugriffskontrollen durch den Veranstalter
• Jeder Verwendung von Videos außerhalb des autorisierten Zugriffsmodells

Freistellung durch Gym Art

Gym Art stellt den Veranstalter von Ansprüchen frei, die sich ergeben aus:

• Verletzungen des von Gym Art implementierten Videozugriffsmodells (z. B. unbefugte Offenlegung von Videos aufgrund technischen Versagens von Gym Art)
• Verletzung der Datenschutzverpflichtungen von Gym Art gemäß dieser Videoaufzeichnungsvereinbarung
• Unbefugtem Zugriff auf Videos, der durch Sicherheitsversagen von Gym Art verursacht wurde

Aktivierung

Diese Videoaufzeichnungsvereinbarung wird für einen bestimmten Wettkampf wirksam, wenn der Veranstalter die Videoaufzeichnungsfunktion für diesen Wettkampf auf der Gym Art-Plattform aktiviert.

Erneuerung für jeden Wettkampf

Diese Videoaufzeichnungsvereinbarung muss vom Veranstalter jedes Mal neu akzeptiert werden, wenn die Videoaufzeichnung für einen neuen Wettkampf aktiviert wird. Die Annahme des Veranstalters bestätigt, dass eine angemessene Einwilligung für alle Turnerinnen und Turner eingeholt wurde, die bei diesem Wettkampf aufgezeichnet werden.

Rückwirkende Anwendung auf frühere Veranstaltungen

Durch die Annahme dieser Videoaufzeichnungsvereinbarung erkennt der Veranstalter an und erklärt sich damit einverstanden, dass die hierin dargelegten Bedingungen, Verpflichtungen und Zusicherungen rückwirkend auf alle früheren Wettkämpfe angewendet werden, für die der Veranstalter die Videoaufzeichnung aktiviert hat auf der Gym Art Meets-Plattform, unabhängig davon, wann diese Veranstaltungen stattgefunden haben.

Der Veranstalter bestätigt insbesondere, dass:

• Für alle früheren Veranstaltungen, bei denen die Videoaufzeichnung aktiviert war, der Veranstalter für jede Turnerin und jeden Turner unter den geltenden Altersschwellen eine nachweisbare Einwilligung der Erziehungsberechtigten speziell für die Videoaufzeichnung gemäß COPPA (16 CFR Part 312), Loi 25, PIPEDAund allen anderen geltenden Datenschutzgesetzen eingeholt hat;
• Der Veranstalter Aufzeichnungen der für frühere Veranstaltungen eingeholten videospezifischen Einwilligungen aufbewahrt hat (und weiterhin aufbewahrt) und auf Anfrage Nachweise für solche Einwilligungen vorlegen kann;
• Der Veranstalter die volle Verantwortung für alle Videoaufzeichnungen früherer Veranstaltungen übernimmt, die auf der Gym Art-Plattform zugänglich bleiben, einschließlich der Einhaltung des Zugriffsmodells, der Aufbewahrungsfristen und der in dieser Vereinbarung beschriebenen verbotenen Verwendungen;
• Die Freistellungsverpflichtungen des Veranstalters gemäß dieser Videoaufzeichnungsvereinbarung sich auf Ansprüche erstrecken, die sich aus Videoaufzeichnungen früherer Veranstaltungen ergeben;
• Alle Videoaufzeichnungen früherer Veranstaltungen, die auf der Gym Art-Plattform verbleiben, den Aufbewahrungs- und Löschungsbestimmungen dieser Vereinbarung unterliegen und gemäß dem geltenden Aufbewahrungsplan automatisch gelöscht werden.

Die fortgesetzte Nutzung der Videoaufzeichnungsfunktion auf der Gym Art Meets-Plattform stellt die Annahme dieser rückwirkenden Anwendung dar. Wenn der Veranstalter mit diesen rückwirkenden Bedingungen nicht einverstanden ist, muss der Veranstalter Gym Art innerhalb von 30 Tagen schriftlich unter privacy@gymart.org benachrichtigen. Gym Art wird dann den Videozugriff für die früheren Veranstaltungen des Veranstalters deaktivieren und alle zugehörigen Videoaufzeichnungen löschen.

Beendigung

Diese Videoaufzeichnungsvereinbarung endet für einen bestimmten Wettkampf, wenn alle Videodaten des betreffenden Wettkampfs gemäß Abschnitt 5 gelöscht wurden. Die Verpflichtungen des Veranstalters in Bezug auf Einwilligung, Vertraulichkeit und verbotene Verwendungen gelten weiterhin für alle Videos, die während der Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben.

Fortbestand

Die Freistellungsverpflichtungen des Veranstalters und die Datenschutzverpflichtungen von Gym Art bestehen nach Beendigung dieser Videoaufzeichnungsvereinbarung fort, solange Videodaten des betreffenden Wettkampfs aufbewahrt oder zugänglich sind.

Diese Videoaufzeichnungsvereinbarung unterliegt den Gesetzen der Provinz Quebec, Kanada, und ist nach diesen auszulegen, ohne Berücksichtigung ihrer Kollisionsnormen. Die Parteien erklären sich damit einverstanden, sich der ausschließlichen Gerichtsbarkeit der Gerichte in Montréal, Quebec, zu unterwerfen.

Diese Bestimmung steht im Einklang mit der Bestimmung zum anwendbaren Recht in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung für Veranstalter. Sofern ein Widerspruch zwischen den beiden Vereinbarungen besteht, gilt die restriktivere Bestimmung in Bezug auf den Datenschutz.

Datenschutzanfragen und Löschanträge

Für Fragen zu dieser Videoaufzeichnungsvereinbarung, zur Meldung von Datenschutzbedenken, zur Beantragung der Entfernung von Videos oder zur Einreichung von Widersprüchen:

privacy@gymart.org

Allgemeiner Support

Für allgemeine Anfragen zu Gym Art und zur Videoaufzeichnungsfunktion:

info@gymart.org

Postanschrift

Gym Art Inc.
1412 rue Aylwin
Montréal, QC H1W 3B7
Kanada