Entente de traitement des données de l'organisateur

La présente entente de traitement des données (l'« Entente ») est conclue entre :

Responsable du traitement

L'Organisateur est le responsable du traitement pour tous les renseignements personnels téléversés, recueillis ou traités dans le cadre de sa ou ses compétition(s) sur Gym Art Meets. À titre de responsable du traitement, l'Organisateur :

• Détermine les finalités et les moyens du traitement des renseignements personnels;
• Conserve l'entière responsabilité quant à la licéité de la collecte;
• Assure l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements personnels;
• Obtient et maintient tous les consentements requis des personnes concernées avant de téléverser des renseignements sur Gym Art;
• Se conforme à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Sous-traitant

Gym Art agit à titre de sous-traitant pour le compte de l'Organisateur. À ce titre, Gym Art :

• Traite les renseignements personnels uniquement selon les instructions documentées de l'Organisateur;
• Met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels;
• Ne fait appel qu'à des sous-traitants autorisés soumis à des obligations équivalentes en matière de protection des renseignements personnels;
• Tient des registres des activités de traitement et coopère avec les demandes des autorités réglementaires;
• Avise l'Organisateur de toute atteinte aux renseignements personnels touchant ses données dans les 72 heures;
• Supprime ou retourne tous les renseignements personnels à la fin de la présente Entente, sauf si la loi exige leur conservation.

L'Organisateur certifie que, avant de téléverser tout renseignement personnel sur Gym Art Meets, il a obtenu tous les consentements légalement requis de la personne concernée appropriée ou du parent/tuteur légal, comme suit :

3.1 Pour les gymnastes de moins de 13 ans

Pour les gymnastes de moins de 13 ans, l'Organisateur a obtenu le consentement vérifiable du parent ou du tuteur légal conformément à la Children's Online Privacy Protection Act (COPPA), 16 CFR Part 312, y compris les modifications de la règle finale de 2025 entrant en vigueur le 22 avril 2026. Ce consentement doit être vérifiable et documenter l'autorisation affirmative du parent ou du tuteur avant que la collecte de données n'ait lieu.

3.2 Pour les gymnastes de 13 à 15 ans

Pour les gymnastes de 13 à 15 ans, l'Organisateur a obtenu le consentement du parent ou du tuteur légal tel que requis par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels dans les territoires de compétence où le gymnaste réside ou où la compétition a lieu, y compris :

• Loi 25 (Québec) : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/en/document/cs/P-39.1
• LPRPDE (Canada) : https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/P-8.6/
• PIPA (Alberta) : https://kings-printer.alberta.ca/570.cfm?frm_isbn=9780779842902
• PIPA (Colombie-Britannique) : https://www.bclaws.gov.bc.ca/civix/document/id/complete/statreg/03063_01
• RGPD (Union européenne / EEE) : https://gdpr-info.eu/

3.3 Pour les personnes de 16 ans et plus

Pour les personnes de 16 ans et plus, l'Organisateur a obtenu le consentement éclairé de la personne elle-même, ou a établi un autre fondement juridique pour le traitement tel que permis par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels (p. ex., nécessité contractuelle, intérêts légitimes).

3.4 Portée du consentement — Données de base

Tous les consentements obtenus couvrent explicitement la collecte, le traitement et le stockage des champs de données de base et des finalités suivantes :

• Nom du gymnaste;
• Affiliation au club/organisation;
• Niveau compétitif et catégorie d'âge;
• Date de naissance;
• Traitement de ces données par Gym Art à titre de sous-traitant pour le compte de l'Organisateur;
• Stockage des données sur Google Cloud Platform à Montréal, Canada (région northamerica-northeast1);
• Périodes de conservation telles que spécifiées dans la Politique de confidentialité de Gym Art (Section 8);
• Les droits de la personne concernée d'accéder à ses renseignements personnels, de les corriger, de les supprimer et de les transférer.

3.5 Portée du consentement — Champs de données supplémentaires

Pour tout champ de renseignements personnels supplémentaire au-delà des champs de base — comme les coordonnées d'urgence, les exigences alimentaires, les notes médicales, les besoins en matière d'accessibilité ou d'autres renseignements de nature sensible — l'Organisateur a obtenu un consentement distinct et explicite qui :

• Divulgue clairement la catégorie de données spécifique (p. ex., « nom et numéro de téléphone de la personne-ressource en cas d'urgence »);
• Explique la finalité de la collecte (p. ex., « pour communiquer en cas d'urgence médicale »);
• Précise la période de conservation pour cette catégorie;
• Est documenté et conservé par l'Organisateur à des fins de vérification.

3.6 Musique au sol et fichiers multimédias

Pour les fichiers de musique au sol, les enregistrements vidéo ou tout autre média associé à des gymnastes individuels, l'Organisateur a obtenu le consentement explicite du gymnaste (ou du parent/tuteur si le gymnaste a moins de 18 ans) autorisant :

• Le téléversement sur Gym Art Meets;
• Le stockage sur Google Cloud Platform;
• L'utilisation dans le cadre de la compétition (p. ex., affichage au tableau de pointage, archivage);
• La période de conservation par défaut de 3 ans à compter de la date de la compétition.

L'Organisateur est tenu de définir une date de conservation spécifique ou une politique de suppression au moment de la configuration de la compétition. Les personnes concernées peuvent demander la suppression anticipée en communiquant avec l'Organisateur.

L'Organisateur doit maintenir une documentation complète pour attester de la conformité à la présente Entente, y compris :

Registres de consentement

• Copies de tous les formulaires de consentement et ententes signées (physiques ou numériques) obtenus des personnes concernées ou des parents/tuteurs;
• Registres de la date d'obtention du consentement et de la méthode utilisée (p. ex., signature électronique, formulaire imprimé et signé, en personne);
• Preuve que le formulaire de consentement satisfait aux exigences de tous les territoires de compétence applicables pour l'âge et le lieu de résidence de la personne concernée.

Production des registres

L'Organisateur doit être en mesure de produire les registres de consentement :

• Sur demande raisonnable de Gym Art à des fins de vérification de conformité ou dans le cadre de la réponse à des demandes de personnes concernées ou d'autorités réglementaires;
• À toute autorité réglementaire (p. ex., commissaire à l'information, commissaire à la protection de la vie privée) menant une enquête;
• À une personne concernée exerçant son droit d'accès ou contestant la licéité du traitement.

Modèles de formulaires de consentement

Un modèle de formulaire de consentement conforme aux exigences de tous les territoires de compétence applicables (Loi 25, LPRPDE, PIPA AB, PIPA BC, COPPA, RGPD) est disponible à l'adresse suivante :

Modèle de formulaire de consentement du parent/tuteur

Les organisateurs peuvent utiliser ce modèle ou élaborer leur propre formulaire, pourvu qu'il comprenne tous les éléments et divulgations requis.

Retrait et révocation du consentement

L'Organisateur doit aviser Gym Art immédiatement de tout retrait de consentement par une personne concernée. Dès réception de l'avis, Gym Art supprimera ou cessera le traitement des données de cette personne conformément à la Section 6.

Responsabilités de l'organisateur

L'Organisateur doit s'assurer que ses propres systèmes, pratiques et installations maintiennent des normes de sécurité raisonnables adaptées à la sensibilité des renseignements personnels, y compris :

• Utiliser des mots de passe sécurisés et uniques pour accéder à son compte Gym Art Meets;
• Ne jamais partager ses identifiants de connexion avec du personnel non autorisé;
• Restreindre l'accès aux renseignements personnels aux seuls membres de l'équipe autorisés;
• Utiliser des réseaux et des appareils sécurisés pour accéder à la plateforme;
• Mettre en œuvre des mesures de protection physiques, techniques et organisationnelles raisonnables pour tout renseignement personnel stocké localement.

Mesures de sécurité de Gym Art

Gym Art met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles conformes aux normes de l'industrie pour protéger les renseignements personnels, y compris le chiffrement en transit, les contrôles d'accès sécurisés et les évaluations de sécurité régulières. Les détails complets sont fournis dans la Politique de confidentialité de Gym Art.

Notification en cas d'atteinte

L'Organisateur doit signaler rapidement toute atteinte aux données soupçonnée ou confirmée, tout accès non autorisé ou tout incident de sécurité affectant Gym Art Meets ou les renseignements personnels qui y sont stockés à :

privacy@gymart.org

Une atteinte doit être signalée dès sa découverte, même si les détails font encore l'objet d'une enquête.

Périodes de conservation définies par l'organisateur

Au moment de la création et de la configuration de la compétition, l'Organisateur doit configurer la ou les dates de conservation pour tous les renseignements personnels conformément aux lois applicables et à la Politique de confidentialité de Gym Art. La conservation par défaut est la suivante :

• Dossiers de compétition : 3 ans à compter de la date de la compétition;
• Musique au sol et médias : 3 ans à compter de la date de la compétition;
• Listes de participants et données d'inscription : 3 ans à compter de la date de la compétition.

Suppression automatique

À l'expiration de la période de conservation définie par l'Organisateur, Gym Art supprime automatiquement les renseignements personnels associés de tous les systèmes, y compris les copies de sauvegarde, sauf si Gym Art est légalement tenu de les conserver plus longtemps (p. ex., pour des raisons fiscales ou des procédures judiciaires).

Demandes de suppression anticipée

L'Organisateur peut demander la suppression anticipée des données de compétition à tout moment en communiquant avec :

privacy@gymart.org

Gym Art traitera les demandes de suppression anticipée dans les 10 jours ouvrables, sauf si une conservation prolongée est exigée par la loi.

Résiliation de l'entente

À la résiliation de la présente Entente ou du compte Gym Art de l'Organisateur :

• Gym Art supprimera tous les renseignements personnels associés aux compétitions de l'Organisateur dans les 30 jours, sauf si une période de conservation plus longue est légalement requise;
• L'Organisateur peut demander une exportation de données avant la suppression;
• La suppression inclut toutes les copies de sauvegarde, les archives et les systèmes de reprise après sinistre.

Autorisation des sous-traitants

Gym Art peut faire appel à des sous-traitants tiers pour l'aider à fournir le service Gym Art Meets, sous réserve des conditions suivantes :

• Chaque sous-traitant doit être lié par un contrat écrit de traitement des données imposant des obligations sensiblement équivalentes en matière de protection des renseignements personnels;
• Gym Art demeure responsable envers l'Organisateur de tout manquement d'un sous-traitant à ses obligations en matière de protection des renseignements personnels;
• L'Organisateur est informé de toute modification à la liste des sous-traitants.

Sous-traitants actuels

À la date d'entrée en vigueur de la présente Entente, le principal sous-traitant est :

• Google Cloud Platform (GCP) : Les renseignements personnels sont stockés sur les serveurs de Google Cloud situés à Montréal, Canada (région northamerica-northeast1). Toutes les données sont chiffrées au repos et en transit. Google Cloud détient les certifications de conformité SOC 2, ISO 27001 et autres.

Une liste complète et à jour des sous-traitants est maintenue à l'adresse https://www.gymart.org/fr/sub-processors et est intégrée par référence dans la présente Entente. Gym Art mettra à jour cette liste au moins 30 jours avant de faire appel à tout nouveau sous-traitant.

Modifications aux sous-traitants

Gym Art peut faire appel à des sous-traitants supplémentaires ou de remplacement à l'avenir. L'Organisateur est avisé des modifications importantes au moins 30 jours à l'avance, avec la possibilité de résilier son utilisation de Gym Art Meets s'il s'oppose à un nouveau sous-traitant.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent des droits suivants à l'égard de leurs renseignements personnels traités par l'entremise de Gym Art Meets, tels qu'établis par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels (RGPD, Loi 25, LPRPDE, PIPA AB, PIPA BC) :

• Droit d'accès : Demander une copie de ses renseignements personnels;
• Droit de rectification : Demander la correction de données inexactes;
• Droit à la suppression/à l'effacement : Demander la suppression de ses données (sous réserve des exigences légales de conservation);
• Droit à la portabilité des données : Demander ses données dans un format portable et lisible par machine;
• Droit d'opposition : S'opposer à certaines activités de traitement;
• Droit de retrait du consentement : Retirer son consentement au traitement à tout moment.

Exercice des droits

Les personnes concernées peuvent exercer ces droits en :

• Communiquant directement avec l'Organisateur (en tant que responsable du traitement);
• Soumettant une demande par l'entremise de la plateforme Gym Art Meets (si disponible);
• Communiquant avec Gym Art à privacy@gymart.org; Gym Art avisera l'Organisateur et l'aidera à traiter la demande.

Délai de réponse

L'Organisateur, avec le soutien de Gym Art, doit répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées dans les 30 jours suivant la réception, ou dans un délai plus court si la loi applicable l'exige (p. ex., 15 jours en vertu du RGPD pour les demandes d'accès). Des prolongations pouvant aller jusqu'à 60 jours supplémentaires peuvent être accordées pour les demandes complexes ou volumineuses.

Coopération de Gym Art

Gym Art aidera raisonnablement l'Organisateur à traiter les demandes d'exercice des droits des personnes concernées, y compris en fournissant des outils pour exporter, corriger ou supprimer des données lorsque cela est techniquement réalisable.

Obligations de notification de Gym Art

En cas d'atteinte confirmée ou raisonnablement soupçonnée aux renseignements personnels touchant les données de l'Organisateur, Gym Art :

• Avisera l'Organisateur dans les 72 heures suivant la découverte de l'atteinte;
• Fournira les détails de l'atteinte, y compris : la nature des données touchées, le nombre de personnes concernées potentiellement affectées, la cause soupçonnée et les mesures d'atténuation prises;
• Fournira les renseignements dont l'Organisateur a besoin pour évaluer les risques et remplir ses propres obligations de notification aux personnes concernées et aux autorités réglementaires.

Obligations de notification de l'organisateur en cas d'atteinte

L'Organisateur est responsable d'aviser les personnes concernées et les autorités réglementaires des atteintes tel que requis par la loi applicable :

• Le RGPD exige une notification sans retard injustifié et dans les 72 heures à l'autorité compétente;
• La LPRPDE, la Loi 25 et les lois provinciales sur la protection de la vie privée peuvent prévoir des délais et des seuils différents.

Gym Art coopérera et fournira les renseignements nécessaires pour aider l'Organisateur à remplir ces obligations.

Enquête et mesures correctives

Les deux parties coopéreront à l'enquête sur l'atteinte, à la détermination de sa portée et à la mise en œuvre de mesures correctives pour en prévenir la récurrence. Gym Art fournira des mises à jour régulières sur l'avancement de l'enquête.

Indemnisation par l'organisateur

L'Organisateur indemnise, défend et tient indemne Gym Art et ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires de toute réclamation, dommage, responsabilité et coût (y compris les honoraires d'avocats raisonnables) découlant de :

• L'omission de l'Organisateur d'obtenir le consentement approprié et licite des personnes concernées ou des parents/tuteurs avant de téléverser des renseignements personnels;
• La violation par l'Organisateur de la présente Entente, y compris l'omission de maintenir la documentation ou de se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels;
• Le traitement par l'Organisateur de renseignements personnels au-delà de la portée autorisée par la présente Entente;
• L'utilisation par l'Organisateur de Gym Art Meets en violation de la loi applicable ou des conditions d'utilisation de la plateforme.

Indemnisation par Gym Art

Gym Art indemnise, défend et tient indemne l'Organisateur de toute réclamation, dommage, responsabilité et coût découlant de :

• L'omission de Gym Art de traiter les renseignements personnels conformément aux instructions documentées de l'Organisateur et à la présente Entente;
• Le traitement non autorisé, la divulgation ou la perte de renseignements personnels par Gym Art en raison d'un manquement aux propres obligations de sécurité de Gym Art;
• L'omission de Gym Art de coopérer dans le traitement des demandes d'exercice des droits des personnes concernées, des notifications d'atteinte ou des demandes des autorités réglementaires;
• Le recours par Gym Art à un sous-traitant qui ne maintient pas des obligations équivalentes en matière de protection des renseignements personnels.

Limitation

Ces obligations d'indemnisation sont assujetties à l'obligation des parties de limiter les dommages et ne s'appliquent pas dans la mesure où une réclamation découle de la négligence grave ou de la faute intentionnelle de l'autre partie.

Date d'entrée en vigueur et portée

La présente Entente entre en vigueur dès son acceptation par l'Organisateur par l'entremise de la plateforme Gym Art Meets. L'acceptation est requise :

• Avant de créer la première compétition sur Gym Art Meets;
• Avant chaque nouvelle compétition (l'Organisateur sera invité à accepter ou à réaccepter la version en vigueur);
• Avant de téléverser tout renseignement personnel sur la plateforme.

Application rétroactive aux événements antérieurs

En acceptant la présente Entente, l'Organisateur reconnaît et accepte que les modalités, obligations et déclarations qui y sont énoncées s'appliquent rétroactivement à toutes les compétitions antérieures que l'Organisateur a organisées ou gérées à l'aide de la plateforme Gym Art Meets, peu importe la date à laquelle ces événements ont eu lieu.

Plus précisément, l'Organisateur confirme que :

• Pour tous les événements antérieurs organisés sur Gym Art Meets, l'Organisateur a obtenu tous les consentements nécessaires et l'autorité légale pour recueillir, téléverser et traiter les renseignements personnels des gymnastes et des autres personnes concernées conformément aux exigences décrites dans la présente Entente;
• L'Organisateur a maintenu (et continue de maintenir) des registres des consentements obtenus pour les événements antérieurs et peut fournir la preuve de ces consentements sur demande de Gym Art ou d'une autorité réglementaire;
• L'Organisateur accepte l'entière responsabilité à titre de responsable du traitement pour tous les renseignements personnels téléversés sur la plateforme Gym Art dans le cadre d'événements antérieurs, y compris les renseignements sur les gymnastes, la documentation médicale, les fichiers de musique au sol, les pointages de compétition et tout champ de données supplémentaire;
• Les obligations d'indemnisation de l'Organisateur en vertu de la présente Entente s'étendent aux réclamations découlant d'événements antérieurs ou s'y rapportant;
• Tout renseignement personnel provenant d'événements antérieurs qui demeure sur la plateforme Gym Art est assujetti aux dispositions de conservation et de suppression de la présente Entente.

L'utilisation continue de la plateforme Gym Art Meets constitue l'acceptation de cette application rétroactive. Si l'Organisateur n'accepte pas ces modalités rétroactives, il doit en aviser Gym Art par écrit à privacy@gymart.org dans les 30 jours suivant l'acceptation. Gym Art travaillera alors avec l'Organisateur pour supprimer toutes les données des événements antérieurs et, en l'absence de résolution, l'accès de l'Organisateur à la plateforme sera suspendu.

Modifications à la présente entente

Gym Art peut modifier la présente Entente de temps à autre pour refléter les changements législatifs, technologiques ou de pratiques commerciales. Gym Art fournira un préavis raisonnable (d'au moins 30 jours) de toute modification importante. L'utilisation continue de Gym Art Meets après la période de préavis constitue l'acceptation de l'Entente modifiée.

Résiliation

L'une ou l'autre des parties peut résilier la présente Entente moyennant un préavis écrit de 30 jours à l'autre partie. À la résiliation :

• L'accès de l'Organisateur à Gym Art Meets et à toutes les données sera suspendu;
• Gym Art supprimera tous les renseignements personnels associés à l'Organisateur dans les 30 jours, sauf si la loi exige leur conservation;
• Les obligations de l'Organisateur en vertu des Sections 2 à 10 demeurent en vigueur en ce qui concerne toute conservation de données ou obligation réglementaire continue.

La présente Entente est régie et interprétée conformément aux lois de la province de Québec, Canada, sans égard à ses principes de conflits de lois. Tout litige découlant de la présente Entente relève de la compétence exclusive des tribunaux de la province de Québec.

L'Organisateur consent à la compétence et au lieu de ces tribunaux et renonce à toute objection fondée sur l'inconvénient du forum.

Pour toute question, demande ou préoccupation concernant la présente Entente de traitement des données, les obligations de l'Organisateur ou les pratiques de traitement des données, veuillez communiquer avec Gym Art :

Gym Art répondra aux demandes et aux requêtes dans les 10 jours ouvrables. Pour les questions urgentes en matière de sécurité des données, veuillez communiquer avec privacy@gymart.org et indiquer « URGENT » dans l'objet du courriel.