Entente de traitement des données relatives à l'enregistrement vidéo

La présente entente de traitement des données relatives à l'enregistrement vidéo (l'« Entente vidéo ») complète et fonctionne conjointement avec l'Entente de traitement des données de l'organisateur. Elle s'applique spécifiquement lorsque l'organisateur active la fonctionnalité d'enregistrement vidéo pour toute compétition facilitée par la plateforme Gym Art.

Les enregistrements vidéo de gymnastes constituent des renseignements personnels sensibles, particulièrement lorsqu'ils impliquent des mineurs. La présente entente établit les exigences, droits et obligations supplémentaires nécessaires pour garantir que l'enregistrement vidéo est effectué de manière licite, transparente et avec les mesures de protection appropriées pour toutes les personnes susceptibles d'apparaître dans le contenu enregistré.

Tous les termes utilisés dans la présente Entente vidéo qui n'y sont pas définis ont le sens qui leur est attribué dans l'Entente de traitement des données de l'organisateur.

Gym Art utilise un modèle d'accès restreint aux vidéos conçu pour protéger la vie privée et la sécurité de tous les gymnastes :

Protection de la vie privée par défaut

L'enregistrement vidéo est désactivé par défaut. Les vidéos ne sont enregistrées et stockées que lorsque l'organisateur active explicitement la fonctionnalité d'enregistrement vidéo pour une compétition spécifique.

Restriction d'accès

Les enregistrements vidéo sont accessibles uniquement dans l'application mobile Gym Art par des utilisateurs connectés et authentifiés. Les vidéos ne peuvent pas être téléchargées, partagées ou consultées par tout autre moyen ou plateforme.

Conditions d'affichage

Une vidéo est affichée dans l'application mobile Gym Art uniquement lorsque TOUTES les conditions suivantes sont remplies :

1. L'organisateur a activé la publication vidéo pour la compétition
2. La compétition a été rendue publique
3. Le niveau du gymnaste a l'affichage vidéo activé
4. Le paramètre individuel de publication vidéo du gymnaste est activé

Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, la vidéo n'est pas affichée.

Stockage et infrastructure

Les vidéos sont stockées de manière sécurisée sur Google Cloud Platform dans la région northamerica-northeast1 (Montréal, Canada). Cela assure la conformité aux exigences canadiennes en matière de résidence des données et fournit un accès rapide et fiable aux utilisateurs en Amérique du Nord.

L'organisateur certifie qu'avant d'activer l'enregistrement vidéo pour toute compétition, l'organisateur a obtenu le consentement approprié spécifique à la vidéo de tous les sujets de données (gymnastes) ou de leurs parents/tuteurs, conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Les exigences spécifiques en matière de consentement dépendent de l'âge du gymnaste :

3.1 Gymnastes de moins de 13 ans (conformité COPPA)

3.2 Gymnastes de 13 à 15 ans (consentement parental)

3.3 Personnes de 16 ans et plus

3.4 Divulgation du consentement spécifique à la vidéo

Quel que soit l'âge du sujet de données, le formulaire de consentement spécifique à la vidéo doit couvrir explicitement tous les éléments suivants :

• L'enregistrement des performances des gymnastes pendant la compétition
• Le stockage sur Google Cloud Platform à Montréal, Canada (northamerica-northeast1)
• Le modèle d'accès décrit à la section 2 et les conditions requises pour l'affichage des vidéos
• La période de conservation (par défaut 1 an à compter de la date de la compétition, ou période personnalisée définie par l'organisateur lors de la configuration de la compétition)
• Le droit de se retirer de l'enregistrement vidéo à tout moment avec effet immédiat
• Déclaration explicite que les vidéos ne seront PAS utilisées pour l'analyse biométrique, la reconnaissance faciale ou le profilage automatisé
• Déclaration explicite que les vidéos ne seront PAS divulguées à des tiers sans consentement supplémentaire explicite

3.5 Modèle de formulaire de consentement

Un modèle de formulaire de consentement conforme comprenant une section dédiée à l'enregistrement vidéo est disponible à la page Modèle de formulaire de consentement parental/du tuteur. L'organisateur est responsable d'utiliser ce modèle ou un formulaire de consentement juridiquement équivalent répondant à toutes les exigences décrites dans la présente section.

Reconnaissant que les préférences et les circonstances peuvent changer, les parents, tuteurs et personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à l'enregistrement vidéo à tout moment.

Mécanisme de retrait

Les parents et tuteurs peuvent se retirer de l'enregistrement vidéo pour leur enfant à tout moment. Les personnes de 16 ans et plus peuvent se retirer de l'enregistrement vidéo pour elles-mêmes à tout moment. Toutes les demandes de retrait doivent être honorées immédiatement et sans délai.

L'organisateur doit fournir un mécanisme clair permettant aux parents, tuteurs et personnes concernées de se retirer de l'enregistrement vidéo, lequel peut comprendre :

• Une option de retrait lors du processus d'inscription à une compétition
• Une option de retrait dans l'application mobile Gym Art
• La possibilité de soumettre une demande de retrait par courriel à l'organisateur

Demandes de suppression de vidéos

Les demandes de suppression de vidéos déjà enregistrées peuvent être soumises soit à l'organisateur, soit directement à privacy@gymart.org. Lorsqu'une demande de suppression valide est reçue :

• Gym Art supprimera la ou les vidéos signalées dans les 48 heures suivant la réception et la validation de la demande
• L'organisateur est responsable d'aider Gym Art à identifier les vidéos correctes si la demande est ambiguë
• Une fois supprimées, les vidéos ne pourront pas être récupérées et ne seront plus affichées dans l'application Gym Art

Période de conservation par défaut

La période de conservation par défaut pour tous les enregistrements vidéo est de 1 an à compter de la date de la compétition. Après un an, les vidéos sont automatiquement supprimées des systèmes de Gym Art, sauf si une période de conservation plus longue a été explicitement définie.

Périodes de conservation personnalisées

Au moment de la configuration de la compétition, l'organisateur doit définir une date de conservation pour toutes les vidéos enregistrées lors de cette compétition. L'organisateur peut :

• Accepter la période de conservation par défaut de 1 an
• Définir une période de conservation plus courte (p. ex., 6 mois, 3 mois)
• Définir une période de conservation plus longue (sous réserve de limites raisonnables et des principes de protection des données)

Application automatique

Gym Art applique la suppression automatique des vidéos à la date de conservation applicable. Les vidéos sont supprimées de tous les systèmes de stockage et ne peuvent pas être récupérées après la suppression.

Suppression anticipée

L'organisateur peut demander la suppression anticipée des vidéos d'une compétition avant l'expiration de la date de conservation. Les demandes de suppression anticipée doivent être soumises à privacy@gymart.org. Gym Art traitera les demandes de suppression anticipée dans les 5 jours ouvrables.

L'organisateur convient que les enregistrements vidéo obtenus par l'intermédiaire de la plateforme Gym Art ne doivent PAS être utilisés aux fins suivantes :

Toute utilisation des enregistrements vidéo en violation de ces restrictions constitue un manquement substantiel à la présente Entente vidéo et peut exposer l'organisateur à une responsabilité juridique.

Obligations de sécurité de l'organisateur

L'organisateur doit s'assurer que tout le personnel au sein de l'organisation de l'organisateur ayant accès à la fonctionnalité d'enregistrement vidéo maintient une stricte confidentialité concernant le contenu vidéo et les renseignements techniques liés à la vidéo.

Contrôle d'accès

L'organisateur ne doit pas tenter de contourner, d'éviter ou de désactiver les contrôles d'accès vidéo mis en œuvre par Gym Art. Le modèle d'accès à conditions multiples décrit à la section 2 est un mécanisme de sécurité conçu pour protéger les gymnastes, et les tentatives non autorisées de désactiver ou de contourner ces contrôles sont interdites.

Signalement d'atteinte

L'organisateur doit signaler tout accès non autorisé suspecté ou confirmé au contenu vidéo à privacy@gymart.org immédiatement dès sa découverte. L'organisateur devrait fournir :

• Une description de l'incident d'accès non autorisé
• La date et l'heure de l'incident (si connues)
• La ou les vidéos spécifiques affectées (si connues)
• Toute personne susceptible d'avoir été affectée

Notification générale en cas d'atteinte

Gym Art avisera l'organisateur de toute atteinte à la protection des données affectant le contenu vidéo dans les 72 heures suivant sa découverte, conformément à l'Entente de traitement des données de l'organisateur. La notification comprendra :

• La description de l'atteinte
• Les données affectées et le nombre de personnes touchées
• Les conséquences probables de l'atteinte
• Les mesures prises ou prévues pour remédier à l'atteinte

Réponse aux incidents spécifiques à la vidéo

En cas d'atteinte spécifique à la vidéo ou d'incident d'accès non autorisé, Gym Art prendra les mesures supplémentaires suivantes :

• Désactiver l'accès vidéo pour les compétitions affectées en attendant les résultats de l'enquête
• Préserver les preuves judiciaires et mener une enquête approfondie
• Aviser les gymnastes et les parents/tuteurs affectés conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée
• Fournir un rapport d'incident détaillé à l'organisateur
• Mettre en œuvre des mesures correctives pour prévenir la récurrence

Responsabilité de l'organisateur

L'organisateur assume la responsabilité principale d'obtenir le consentement approprié spécifique à la vidéo de tous les sujets de données avant d'activer l'enregistrement vidéo. Gym Art se fie à la certification de l'organisateur selon laquelle le consentement approprié a été obtenu. Le défaut d'obtenir un consentement approprié peut exposer l'organisateur à des amendes réglementaires et à une responsabilité civile.

Indemnisation par l'organisateur

L'organisateur indemnise, défend et tient indemne Gym Art de toute réclamation, tout dommage, toute amende ou tout coût (y compris les honoraires d'avocat) découlant de :

• Le défaut de l'organisateur d'obtenir le consentement spécifique à la vidéo
• La fausse déclaration du statut de consentement dans la plateforme
• La violation par l'organisateur des utilisations interdites à la section 6
• La modification non autorisée ou le contournement par l'organisateur des contrôles d'accès vidéo
• Toute utilisation des vidéos en dehors du modèle d'accès autorisé

Indemnisation par Gym Art

Gym Art indemnise l'organisateur pour les réclamations découlant de :

• Les atteintes au modèle d'accès vidéo mis en œuvre par Gym Art (p. ex., exposition non autorisée de vidéos en raison d'une défaillance technique de Gym Art)
• La violation par Gym Art de ses obligations de protection des données en vertu de la présente Entente vidéo
• L'accès non autorisé aux vidéos causé par une défaillance de sécurité de Gym Art

Activation

La présente Entente vidéo entre en vigueur pour une compétition spécifique lorsque l'organisateur active la fonctionnalité d'enregistrement vidéo pour cette compétition dans la plateforme Gym Art.

Renouvellement pour chaque compétition

La présente Entente vidéo doit être réacceptée par l'organisateur chaque fois que l'enregistrement vidéo est activé pour une nouvelle compétition. L'acceptation par l'organisateur certifie que le consentement approprié a été obtenu pour tous les gymnastes qui seront enregistrés lors de cette compétition.

Application rétroactive aux événements antérieurs

En acceptant la présente Entente vidéo, l'organisateur reconnaît et accepte que les modalités, obligations et déclarations énoncées dans la présente s'appliquent rétroactivement à toutes les compétitions antérieures pour lesquelles l'organisateur a activé l'enregistrement vidéo sur la plateforme Gym Art Meets, indépendamment du moment où ces événements ont eu lieu.

Plus précisément, l'organisateur confirme que :

• Pour tous les événements antérieurs où l'enregistrement vidéo a été activé, l'organisateur a obtenu un consentement parental/du tuteur vérifiable spécifiquement pour l'enregistrement vidéo pour chaque gymnaste en dessous des seuils d'âge applicables, conformément à la COPPA (16 CFR Part 312), à la Loi 25, à la LPRPDE/PIPEDA et à toutes les autres lois applicables en matière de protection de la vie privée;
• L'organisateur a conservé (et continue de conserver) les dossiers des consentements spécifiques à la vidéo obtenus pour les événements antérieurs et peut fournir la preuve de ces consentements sur demande;
• L'organisateur assume l'entière responsabilité de tous les enregistrements vidéo des événements antérieurs qui demeurent accessibles sur la plateforme Gym Art, y compris la conformité au modèle d'accès, aux modalités de conservation et aux utilisations interdites décrites dans la présente entente;
• Les obligations d'indemnisation de l'organisateur en vertu de la présente Entente vidéo s'étendent aux réclamations découlant des enregistrements vidéo réalisés lors d'événements antérieurs;
• Tout enregistrement vidéo des événements antérieurs qui demeure sur la plateforme Gym Art est assujetti aux dispositions de conservation et de suppression de la présente entente et sera automatiquement supprimé conformément au calendrier de conservation applicable.

L'utilisation continue de la fonctionnalité d'enregistrement vidéo sur la plateforme Gym Art Meets constitue l'acceptation de cette application rétroactive. Si l'organisateur n'accepte pas ces modalités rétroactives, l'organisateur doit en aviser Gym Art par écrit à privacy@gymart.org dans les 30 jours. Gym Art désactivera alors l'accès vidéo pour les événements antérieurs de l'organisateur et supprimera tous les enregistrements vidéo associés.

Résiliation

La présente Entente vidéo prend fin pour une compétition spécifique lorsque toutes les données vidéo de la compétition concernée ont été supprimées conformément à la section 5. Les obligations de l'organisateur en matière de consentement, de confidentialité et d'utilisations interdites continuent de s'appliquer à toutes les vidéos qui demeurent accessibles pendant la période de conservation.

Survie

Les obligations d'indemnisation de l'organisateur et les obligations de protection des données de Gym Art survivent à la résiliation de la présente Entente vidéo aussi longtemps que des données vidéo de la compétition concernée sont conservées ou accessibles.

La présente Entente vidéo est régie par les lois de la province de Québec, Canada, et interprétée conformément à celles-ci, sans égard aux principes de conflits de lois. Les parties conviennent de se soumettre à la compétence exclusive des tribunaux situés à Montréal, Québec.

Cette disposition est conforme à la disposition relative au droit applicable de l'Entente de traitement des données de l'organisateur. En cas de conflit entre les deux ententes, la disposition la plus restrictive en matière de protection des données s'appliquera.

Demandes de renseignements sur la vie privée et demandes de suppression

Pour toute question concernant la présente Entente vidéo, pour signaler des préoccupations en matière de vie privée, pour demander la suppression de vidéos ou pour soumettre des demandes de retrait :

privacy@gymart.org

Soutien général

Pour les demandes de renseignements généraux concernant Gym Art et la fonctionnalité d'enregistrement vidéo :

info@gymart.org

Adresse postale

Gym Art Inc.
1412 rue Aylwin
Montréal, QC H1W 3B7
Canada