Accordo sul Trattamento dei Dati per la Videoregistrazione

Questo Accordo sul Trattamento dei Dati per la Videoregistrazione (l'"Accordo Video") integra e opera congiuntamente con l' Accordo sul Trattamento dei Dati per gli Organizzatori. Si applica specificamente quando l'Organizzatore abilita la funzionalità di videoregistrazione per qualsiasi gara facilitata attraverso la piattaforma Gym Art.

Le videoregistrazioni di ginnasti costituiscono dati personali sensibili, in particolare quando coinvolgono minori. Questo accordo stabilisce i requisiti aggiuntivi, i diritti e gli obblighi necessari per garantire che la videoregistrazione sia condotta in modo lecito, trasparente e con adeguate garanzie per tutte le persone che potrebbero apparire nei contenuti registrati.

Tutti i termini utilizzati in questo Accordo Video che non sono qui definiti avranno i significati ad essi attribuiti nell'Accordo sul Trattamento dei Dati per gli Organizzatori.

Gym Art opera un modello di accesso video ristretto progettato per proteggere la privacy e la sicurezza di tutti i ginnasti:

Protezione della Privacy Predefinita

La videoregistrazione è disabilitata per impostazione predefinita. I video vengono registrati e archiviati solo quando l'Organizzatore abilita esplicitamente la funzionalità di videoregistrazione per una gara specifica.

Restrizione di Accesso

Le videoregistrazioni sono accessibili solo tramite l'applicazione mobile Gym Art da utenti autenticati e connessi. I video non possono essere scaricati, condivisi o accessibili attraverso nessun'altra piattaforma o metodo.

Condizioni di Visualizzazione

Un video viene visualizzato nell'applicazione mobile Gym Art solo quando TUTTE le seguenti condizioni sono soddisfatte:

1. L'Organizzatore ha abilitato la pubblicazione dei video per la gara
2. La gara è stata resa pubblica
3. Il livello del ginnasta ha la visualizzazione video abilitata
4. L'impostazione individuale di pubblicazione video del ginnasta è abilitata

Se anche solo una di queste condizioni non è soddisfatta, il video non viene mostrato.

Archiviazione e Infrastruttura

I video vengono archiviati in modo sicuro su Google Cloud Platform nella regione northamerica-northeast1 (Montréal, Canada). Ciò garantisce la conformità ai requisiti di residenza dei dati canadesi e fornisce un accesso veloce e affidabile per gli utenti in Nord America.

L'Organizzatore certifica che, prima di abilitare la videoregistrazione per qualsiasi gara, l'Organizzatore ha ottenuto il consenso appropriato specifico per i video da tutti gli interessati (ginnasti) o dai loro genitori/tutori legali, come richiesto dalle leggi sulla privacy applicabili. I requisiti specifici di consenso dipendono dall'età del ginnasta:

3.1 Ginnasti di Età Inferiore a 13 Anni (Conformità COPPA)

3.2 Ginnasti di Età 13-15 Anni (Consenso Genitoriale)

3.3 Individui di 16 Anni e Oltre

3.4 Divulgazione del Consenso Specifico per i Video

Indipendentemente dall'età dell'interessato, il modulo di consenso specifico per i video deve coprire esplicitamente tutti i seguenti punti:

• Registrazione delle prestazioni dei ginnasti durante la gara
• Archiviazione su Google Cloud Platform a Montréal, Canada (northamerica-northeast1)
• Il modello di accesso descritto nella Sezione 2 e le condizioni richieste per la visualizzazione dei video
• Il periodo di conservazione (predefinito 1 anno dalla data della gara, o periodo personalizzato impostato dall'Organizzatore durante la configurazione della gara)
• Il diritto di rifiutare la videoregistrazione in qualsiasi momento con effetto immediato
• Dichiarazione esplicita che i video NON saranno utilizzati per analisi biometriche, riconoscimento facciale o profilazione automatizzata
• Dichiarazione esplicita che i video NON saranno divulgati a terze parti senza consenso aggiuntivo esplicito

3.5 Modello di Modulo di Consenso

Un modello di modulo di consenso conforme che include una sezione dedicata alla videoregistrazione è disponibile presso Modello di Modulo di Consenso Genitoriale/del Tutore Legale. L'Organizzatore è responsabile dell'utilizzo di questo modello o di un modulo di consenso legalmente equivalente che soddisfi tutti i requisiti delineati in questa sezione.

Riconoscendo che le preferenze e le circostanze possono cambiare, i genitori, i tutori legali e gli individui hanno il diritto di ritirare il consenso per la videoregistrazione in qualsiasi momento.

Meccanismo di Rifiuto

I genitori e i tutori legali possono rifiutare la videoregistrazione per il proprio figlio in qualsiasi momento. Gli individui di 16 anni e oltre possono rifiutare la videoregistrazione per se stessi in qualsiasi momento. Tutte le richieste di rifiuto devono essere onorate immediatamente e senza ritardi.

L'Organizzatore deve fornire un meccanismo chiaro per consentire a genitori, tutori legali e individui di rifiutare la videoregistrazione, che può includere:

• Un'opzione di rifiuto durante il processo di iscrizione a una gara
• Un'opzione di rifiuto nell'applicazione mobile Gym Art
• La possibilità di inviare una richiesta di rifiuto via email all'Organizzatore

Richieste di Rimozione Video

Le richieste di rimozione di video già registrati possono essere inviate sia all'Organizzatore che direttamente a privacy@gymart.org. Quando viene ricevuta una richiesta di rimozione valida:

• Gym Art rimuoverà i video segnalati entro 48 ore dalla ricezione e convalida della richiesta
• L'Organizzatore è responsabile di assistere Gym Art nell'identificazione dei video corretti se la richiesta è ambigua
• Una volta rimossi, i video non saranno recuperabili e non saranno visualizzati nell'applicazione Gym Art

Periodo di Conservazione Predefinito

Il periodo di conservazione predefinito per tutte le videoregistrazioni è di 1 anno dalla data della gara. Dopo un anno, i video vengono automaticamente cancellati dai sistemi di Gym Art a meno che non sia stato impostato un periodo di conservazione più lungo.

Periodi di Conservazione Personalizzati

Al momento della configurazione della gara, l'Organizzatore deve impostare una data di conservazione per tutti i video registrati in quella gara. L'Organizzatore può:

• Accettare il periodo di conservazione predefinito di 1 anno
• Impostare un periodo di conservazione più breve (ad es., 6 mesi, 3 mesi)
• Impostare un periodo di conservazione più lungo (soggetto a limiti ragionevoli e principi di protezione dei dati)

Applicazione Automatica

Gym Art applica la cancellazione automatica dei video alla data di conservazione applicabile. I video vengono cancellati da tutti i sistemi di archiviazione e non possono essere recuperati dopo la cancellazione.

Cancellazione Anticipata

L'Organizzatore può richiedere la cancellazione anticipata dei video di una gara prima della scadenza della data di conservazione. Le richieste di cancellazione anticipata devono essere inviate a privacy@gymart.org. Gym Art elaborerà le richieste di cancellazione anticipata entro 5 giorni lavorativi.

L'Organizzatore accetta che le videoregistrazioni ottenute attraverso la piattaforma Gym Art NON saranno utilizzate per nessuno dei seguenti scopi:

Qualsiasi utilizzo di videoregistrazioni in violazione di queste restrizioni costituisce una violazione materiale di questo Accordo Video e può esporre l'Organizzatore a responsabilità legale.

Obblighi di Sicurezza dell'Organizzatore

L'Organizzatore deve garantire che qualsiasi personale all'interno dell'organizzazione dell'Organizzatore che abbia accesso alla funzionalità di videoregistrazione mantenga una rigorosa riservatezza riguardo al contenuto video e alle informazioni tecniche relative ai video.

Controllo degli Accessi

L'Organizzatore non deve tentare di eludere, aggirare o disabilitare i controlli di accesso ai video implementati da Gym Art. Il modello di accesso multi-condizione delineato nella Sezione 2 è un meccanismo di sicurezza progettato per proteggere i ginnasti, e i tentativi non autorizzati di disabilitare o aggirare questi controlli sono proibiti.

Segnalazione di Violazioni

L'Organizzatore deve segnalare qualsiasi accesso non autorizzato sospetto o confermato al contenuto video a privacy@gymart.org immediatamente dopo la scoperta. L'Organizzatore dovrebbe fornire:

• Una descrizione dell'incidente di accesso non autorizzato
• La data e l'ora dell'incidente (se nota)
• I video specifici interessati (se noti)
• Eventuali individui che potrebbero essere stati interessati

Notifica Generale di Violazione

Gym Art notificherà all'Organizzatore qualsiasi violazione dei dati personali che interessi i contenuti video entro 72 ore dalla scoperta, come richiesto dall' Accordo sul Trattamento dei Dati per gli Organizzatori. La notifica includerà:

• Descrizione della violazione
• Dati interessati e numero di individui coinvolti
• Probabili conseguenze della violazione
• Misure adottate o pianificate per affrontare la violazione

Risposta a Incidenti Specifici per i Video

In caso di violazione specifica ai video o incidente di accesso non autorizzato, Gym Art adotterà le seguenti misure aggiuntive:

• Disabilitare l'accesso ai video per le gare interessate in attesa di indagini
• Preservare le prove forensi e condurre un'indagine approfondita
• Notificare i ginnasti interessati e i genitori/tutori legali come richiesto dalle leggi sulla privacy applicabili
• Fornire un rapporto dettagliato dell'incidente all'Organizzatore
• Implementare misure correttive per prevenire il ripetersi

Responsabilità dell'Organizzatore

L'Organizzatore ha la responsabilità primaria di ottenere il consenso appropriato specifico per i video da tutti gli interessati prima di abilitare la videoregistrazione. Gym Art si affida alla certificazione dell'Organizzatore che è stato ottenuto il consenso appropriato. Il mancato ottenimento del consenso appropriato può esporre l'Organizzatore a sanzioni normative e responsabilità civile.

Manleva dell'Organizzatore

L'Organizzatore manleva, difende e tiene indenne Gym Art da qualsiasi rivendicazione, danno, sanzione o costo (incluse le spese legali) derivante da:

• Il mancato ottenimento del consenso specifico per i video da parte dell'Organizzatore
• Falsa dichiarazione dello stato del consenso nella piattaforma
• La violazione degli Utilizzi Proibiti nella Sezione 6 da parte dell'Organizzatore
• La modifica non autorizzata o l'elusione dei controlli di accesso ai video da parte dell'Organizzatore
• Qualsiasi utilizzo di video al di fuori del modello di accesso autorizzato

Manleva di Gym Art

Gym Art manleva l'Organizzatore per rivendicazioni derivanti da:

• Violazioni del modello di accesso ai video implementato da Gym Art (ad es., esposizione non autorizzata di video dovuta a guasto tecnico di Gym Art)
• Violazione degli obblighi di protezione dei dati da parte di Gym Art ai sensi di questo Accordo Video
• Accesso non autorizzato ai video causato da guasto di sicurezza di Gym Art

Attivazione

Questo Accordo Video diventa effettivo per una gara specifica quando l'Organizzatore abilita la funzionalità di videoregistrazione per quella gara nella piattaforma Gym Art.

Rinnovo per Ogni Gara

Questo Accordo Video deve essere riaccettato dall'Organizzatore ogni volta che viene abilitata la videoregistrazione per una nuova gara. L'accettazione dell'Organizzatore certifica che è stato ottenuto il consenso appropriato per tutti i ginnasti che saranno registrati in quella gara.

Applicazione Retroattiva agli Eventi Precedenti

Accettando questo Accordo Video, l'Organizzatore riconosce e accetta che i termini, gli obblighi e le dichiarazioni qui stabiliti si applicano retroattivamente a tutte le gare precedenti per le quali l'Organizzatore ha abilitato la videoregistrazione sulla piattaforma Gym Art Meets, indipendentemente da quando tali eventi hanno avuto luogo.

In particolare, l'Organizzatore conferma che:

• Per tutti gli eventi precedenti in cui è stata abilitata la videoregistrazione, l'Organizzatore ha ottenuto il consenso verificabile del genitore/tutore legale specificamente per la videoregistrazione per ogni ginnasta al di sotto delle soglie di età applicabili, in conformità con COPPA (16 CFR Part 312), Law 25, PIPEDA, e tutte le altre leggi sulla privacy applicabili;
• L'Organizzatore ha mantenuto (e continua a mantenere) registrazioni dei consensi specifici per i video ottenuti per gli eventi precedenti, e può fornire prova di tale consenso su richiesta;
• L'Organizzatore accetta la piena responsabilità per tutte le videoregistrazioni degli eventi precedenti che rimangono accessibili sulla piattaforma Gym Art, inclusa la conformità con il modello di accesso, i termini di conservazione e gli utilizzi proibiti descritti in questo Accordo;
• Gli obblighi di manleva dell'Organizzatore ai sensi di questo Accordo Video si estendono alle rivendicazioni derivanti da videoregistrazioni effettuate in eventi precedenti;
• Qualsiasi videoregistrazione di eventi precedenti che rimane sulla piattaforma Gym Art è soggetta alle disposizioni di conservazione e cancellazione di questo Accordo, e sarà automaticamente cancellata in conformità con il programma di conservazione applicabile.

L'uso continuato della funzionalità di videoregistrazione sulla piattaforma Gym Art Meets costituisce accettazione di questa applicazione retroattiva. Se l'Organizzatore non accetta questi termini retroattivi, l'Organizzatore deve notificare Gym Art per iscritto a privacy@gymart.org entro 30 giorni. Gym Art disabiliterà quindi l'accesso ai video per gli eventi precedenti dell'Organizzatore e cancellerà tutte le videoregistrazioni associate.

Risoluzione

Questo Accordo Video si risolve per una gara specifica quando tutti i dati video della gara rilevante sono stati cancellati in conformità con la Sezione 5. Gli obblighi dell'Organizzatore riguardanti il consenso, la riservatezza e gli utilizzi proibiti continuano ad applicarsi a qualsiasi video che rimanga accessibile durante il periodo di conservazione.

Sopravvivenza

Gli obblighi di manleva dell'Organizzatore e gli obblighi di protezione dei dati di Gym Art sopravvivono alla risoluzione di questo Accordo Video per tutto il tempo in cui i dati video della gara rilevante sono conservati o accessibili.

Questo Accordo Video sarà regolato e interpretato in conformità con le leggi della Provincia del Quebec, Canada, senza riguardo ai suoi principi di conflitto di leggi. Le parti accettano di sottoporsi alla giurisdizione esclusiva dei tribunali situati a Montréal, Quebec.

Questa disposizione è coerente con la disposizione sulla legge applicabile nell' Accordo sul Trattamento dei Dati per gli Organizzatori. Laddove esista qualsiasi conflitto tra i due accordi, si applicherà la disposizione più restrittiva rispetto alla protezione dei dati.

Richieste di Informazioni sulla Privacy e Richieste di Rimozione

Per domande riguardanti questo Accordo Video, per segnalare preoccupazioni sulla privacy, per richiedere la rimozione di video o per inviare richieste di rifiuto:

privacy@gymart.org

Supporto Generale

Per richieste generali su Gym Art e sulla funzionalità di videoregistrazione:

info@gymart.org

Indirizzo Postale

Gym Art Inc.
1412 rue Aylwin
Montréal, QC H1W 3B7
Canada