Acuerdo de Tratamiento de Datos del Organizador

El presente Acuerdo de Tratamiento de Datos (el "Acuerdo") se celebra entre:

Responsable del Tratamiento

El Organizador es el responsable del tratamiento de todos los datos personales cargados, recopilados o tratados en relación con sus competiciones en Gym Art Meets. Como responsable del tratamiento, el Organizador:

• Determina los fines y medios del tratamiento de datos;
• Conserva la plena responsabilidad de la licitud de la recopilación;
• Garantiza la exactitud e integridad de los datos personales;
• Obtiene y mantiene todos los consentimientos requeridos de los interesados antes de cargar información en Gym Art;
• Cumple con todas las leyes y reglamentos de protección de datos aplicables.

Encargado del Tratamiento

Gym Art actúa como encargado del tratamiento en nombre del Organizador. En esta capacidad, Gym Art:

• Trata los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Organizador;
• Implementa medidas técnicas y organizativas de seguridad para proteger los datos personales;
• Contrata únicamente a subencargados del tratamiento autorizados con obligaciones equivalentes de protección de datos;
• Mantiene registros de las actividades de tratamiento y coopera con las consultas regulatorias;
• Notifica al Organizador de cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte a sus datos dentro de las 72 horas;
• Elimina o devuelve todos los datos personales al finalizar este Acuerdo, a menos que esté legalmente obligado a conservarlos.

El Organizador certifica que, antes de cargar cualquier dato personal en Gym Art Meets, ha obtenido todos los consentimientos legalmente requeridos del interesado o del padre/tutor legal correspondiente, de la siguiente manera:

3.1 Para Gimnastas Menores de 13 Años

Para gimnastas menores de 13 años de edad, el Organizador ha obtenido el consentimiento verificable del padre o tutor legal de conformidad con la Children's Online Privacy Protection Act (COPPA), 16 CFR Part 312, incluidas las Enmiendas a la Norma Final de 2025 vigentes desde el 22 de abril de 2026. Este consentimiento debe ser verificable y documentar la autorización afirmativa del padre o tutor antes de que se produzca la recopilación de datos.

3.2 Para Gimnastas de 13 a 15 Años

Para gimnastas de 13 a 15 años, el Organizador ha obtenido el consentimiento del padre o tutor legal según lo requieran las leyes de protección de datos aplicables en las jurisdicciones donde reside el gimnasta o se celebra la competición, incluidas:

• Loi 25 (Quebec): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/en/document/cs/P-39.1
• PIPEDA (Canadá): https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/P-8.6/
• PIPA (Alberta): https://kings-printer.alberta.ca/570.cfm?frm_isbn=9780779842902
• PIPA (British Columbia): https://www.bclaws.gov.bc.ca/civix/document/id/complete/statreg/03063_01
• RGPD (Unión Europea / EEE): https://gdpr-info.eu/

3.3 Para Personas de 16 Años o Más

Para personas de 16 años o más, el Organizador ha obtenido el consentimiento informado del propio individuo, o ha establecido otra base lícita para el tratamiento según lo permitan las leyes de protección de datos aplicables (por ejemplo, necesidad contractual, intereses legítimos).

3.4 Alcance del Consentimiento — Datos Básicos

Todos los consentimientos obtenidos cubren explícitamente la recopilación, tratamiento y almacenamiento de los siguientes campos de datos básicos y fines:

• Nombre del gimnasta;
• Afiliación al club/organización;
• Nivel competitivo y categoría de edad;
• Fecha de nacimiento;
• Tratamiento de estos datos por Gym Art como encargado del tratamiento en nombre del Organizador;
• Almacenamiento de datos en Google Cloud Platform en Montreal, Canadá (región northamerica-northeast1);
• Períodos de conservación según se especifica en la Política de Privacidad de Gym Art (Sección 8);
• Los derechos del interesado a acceder, corregir, eliminar y portar sus datos personales.

3.5 Alcance del Consentimiento — Campos de Datos Adicionales

Para cualquier campo de datos personales adicional más allá de los campos básicos, como información de contacto de emergencia, requisitos dietéticos, notas médicas, necesidades de accesibilidad u otra información sensible, el Organizador ha obtenido un consentimiento separado y explícito que:

• Divulga claramente la categoría específica de datos (por ejemplo, "nombre y teléfono de contacto de emergencia");
• Explica el propósito de la recopilación (por ejemplo, "para contactar en caso de emergencia médica");
• Especifica el período de conservación para esa categoría;
• Es documentado y conservado por el Organizador para fines de auditoría.

3.6 Música de Suelo y Archivos Multimedia

Para archivos de música de suelo, grabaciones de vídeo u otros medios asociados con gimnastas individuales, el Organizador ha obtenido el consentimiento explícito del gimnasta (o del padre/tutor si es menor de 18 años) que autoriza:

• Carga en Gym Art Meets;
• Almacenamiento en Google Cloud Platform;
• Uso en relación con la competición (por ejemplo, visualización en marcador, archivo);
• Período de conservación predeterminado de 3 años desde la fecha de la competición.

El Organizador debe establecer una fecha de conservación específica o una política de eliminación en el momento de la configuración de la competición. Los interesados pueden solicitar la eliminación anticipada contactando al Organizador.

El Organizador debe mantener documentación exhaustiva para evidenciar el cumplimiento de este Acuerdo, incluidos:

Registros de Consentimiento

• Copias de todos los formularios de consentimiento y acuerdos firmados (físicos o digitales) obtenidos de los interesados o padres/tutores;
• Registros de la fecha en que se obtuvo el consentimiento y el método para obtenerlo (por ejemplo, firma electrónica, impresión y firma, en persona);
• Prueba de que el formulario de consentimiento cumplió con los requisitos de todas las jurisdicciones aplicables para la edad y ubicación del interesado.

Presentación de Registros

El Organizador debe poder presentar registros de consentimiento:

• A petición razonable de Gym Art para auditorías de cumplimiento o como parte de la respuesta a solicitudes de interesados o regulatorias;
• A cualquier autoridad reguladora (por ejemplo, comisionado de información, comisionado de privacidad) que realice una investigación;
• A un interesado que ejerza su derecho de acceso o impugne la licitud del tratamiento.

Plantillas de Formularios de Consentimiento

Una plantilla de formulario de consentimiento conforme que cumple con los requisitos de todas las jurisdicciones aplicables (Loi 25, PIPEDA, PIPA AB, PIPA BC, COPPA, RGPD) está disponible en:

Plantilla de Formulario de Consentimiento del Padre/Tutor

Los Organizadores pueden utilizar esta plantilla o desarrollar su propio formulario, siempre que incluya todos los elementos y divulgaciones requeridos.

Retirada y Revocación del Consentimiento

El Organizador debe notificar a Gym Art inmediatamente cualquier retirada de consentimiento por parte de un interesado. Tras la notificación, Gym Art eliminará o cesará el tratamiento de los datos de ese individuo de conformidad con la Sección 6.

Responsabilidades del Organizador

El Organizador debe asegurar que sus propios sistemas, prácticas e instalaciones mantengan estándares de seguridad razonables apropiados a la sensibilidad de los datos personales, incluidos:

• Usar contraseñas seguras y únicas para acceder a su cuenta de Gym Art Meets;
• Nunca compartir credenciales de inicio de sesión con personal no autorizado;
• Restringir el acceso a los datos personales solo a miembros del equipo autorizados;
• Usar redes y dispositivos seguros para acceder a la plataforma;
• Implementar salvaguardas físicas, técnicas y organizativas razonables para cualquier dato personal almacenado localmente.

Medidas de Seguridad de Gym Art

Gym Art implementa medidas técnicas y organizativas de seguridad estándar de la industria para proteger los datos personales, incluido el cifrado en tránsito, controles de acceso seguros y evaluaciones de seguridad regulares. Los detalles completos se proporcionan en la Política de Privacidad de Gym Art.

Notificación de Violación de Seguridad

El Organizador debe informar prontamente de cualquier violación de la seguridad de los datos personales sospechada o confirmada, acceso no autorizado o incidente de seguridad que afecte a Gym Art Meets o a los datos personales almacenados en ella a:

privacy@gymart.org

Una violación de seguridad debe informarse tan pronto como se descubra, incluso si los detalles aún están siendo investigados.

Períodos de Conservación Establecidos por el Organizador

En el momento de la creación y configuración de la competición, el Organizador debe configurar la(s) fecha(s) de conservación para todos los datos personales de conformidad con la ley aplicable y la Política de Privacidad de Gym Art. La conservación predeterminada es:

• Registros de competición: 3 años desde la fecha de la competición;
• Música de suelo y medios: 3 años desde la fecha de la competición;
• Listas de participantes y datos de inscripción: 3 años desde la fecha de la competición.

Eliminación Automática

Al vencimiento del período de conservación establecido por el Organizador, Gym Art elimina automáticamente los datos personales asociados de todos los sistemas, incluidas las copias de seguridad, a menos que Gym Art esté legalmente obligado a conservarlos por más tiempo (por ejemplo, para fines fiscales o procedimientos legales).

Solicitudes de Eliminación Anticipada

El Organizador puede solicitar la eliminación anticipada de los datos de la competición en cualquier momento contactando a:

privacy@gymart.org

Gym Art procesará las solicitudes de eliminación anticipada dentro de 10 días hábiles, a menos que la legislación requiera una conservación extendida.

Terminación del Acuerdo

Al finalizar este Acuerdo o la cuenta de Gym Art del Organizador:

• Gym Art eliminará todos los datos personales asociados con las competiciones del Organizador dentro de 30 días, a menos que un período de conservación más largo sea legalmente requerido;
• El Organizador puede solicitar una exportación de datos antes de la eliminación;
• La eliminación incluye todas las copias de seguridad, archivos y sistemas de recuperación ante desastres.

Autorización de Subencargados

Gym Art puede contratar a subencargados del tratamiento de terceros para asistir en la prestación del servicio Gym Art Meets, sujeto a las siguientes condiciones:

• Cada subencargado debe estar vinculado por un contrato escrito de tratamiento de datos que imponga obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes;
• Gym Art sigue siendo responsable ante el Organizador de cualquier incumplimiento de sus obligaciones de protección de datos por parte de un subencargado;
• Se informa al Organizador de cualquier cambio en la lista de subencargados.

Subencargados Actuales

A partir de la fecha de entrada en vigor de este Acuerdo, el subencargado principal es:

• Google Cloud Platform (GCP): Los datos personales se almacenan en servidores de Google Cloud ubicados en Montreal, Canadá (región northamerica-northeast1). Todos los datos permanecen cifrados en reposo y en tránsito. Google Cloud mantiene certificaciones SOC 2, ISO 27001 y otras certificaciones de cumplimiento.

Una lista completa y actualizada de subencargados se mantiene en https://www.gymart.org/en/sub-processors y se incorpora por referencia en este Acuerdo. Gym Art actualizará esta lista al menos 30 días antes de contratar a cualquier nuevo subencargado.

Cambios de Subencargados

Gym Art puede contratar a subencargados adicionales o de reemplazo en el futuro. Se notifica al Organizador de los cambios materiales con al menos 30 días de anticipación, con la oportunidad de terminar su uso de Gym Art Meets si objeta a un nuevo subencargado.

Derechos de los Interesados

Los interesados tienen los siguientes derechos con respecto a sus datos personales tratados a través de Gym Art Meets, según lo establecido por las leyes de protección de datos aplicables (RGPD, Loi 25, PIPEDA, PIPA AB, PIPA BC):

• Derecho de Acceso: Solicitar una copia de sus datos personales;
• Derecho de Corrección/Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos;
• Derecho a la Eliminación/Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos (sujeto a requisitos legales de conservación);
• Derecho a la Portabilidad de Datos: Solicitar sus datos en un formato portátil y legible por máquina;
• Derecho a Oponerse: Oponerse a ciertas actividades de tratamiento;
• Derecho a Retirar el Consentimiento: Retirar el consentimiento al tratamiento en cualquier momento.

Ejercicio de Derechos

Los interesados pueden ejercer estos derechos mediante:

• Contactar al Organizador directamente (ya que es el responsable del tratamiento);
• Presentar una solicitud a través de la plataforma Gym Art Meets (si está disponible);
• Contactar a Gym Art en privacy@gymart.org, y Gym Art notificará al Organizador y asistirá en el cumplimiento de la solicitud.

Plazos de Respuesta

El Organizador, con el apoyo de Gym Art, debe responder a las solicitudes de derechos de los interesados dentro de 30 días desde su recepción, o dentro de un plazo más corto si así lo requiere la ley aplicable (por ejemplo, 15 días bajo el RGPD para solicitudes de acceso). Se pueden otorgar extensiones de hasta 60 días adicionales para solicitudes complejas o voluminosas.

Cooperación de Gym Art

Gym Art asistirá razonablemente al Organizador en el cumplimiento de las solicitudes de derechos de los interesados, incluida la provisión de herramientas para exportar, corregir o eliminar datos cuando sea técnicamente viable.

Obligaciones de Notificación de Gym Art

En caso de una violación de la seguridad de los datos personales confirmada o razonablemente sospechada que afecte a los datos del Organizador, Gym Art:

• Notificará al Organizador dentro de 72 horas de descubrir la violación;
• Proporcionará detalles de la violación, incluidos: la naturaleza de los datos afectados, el número de interesados potencialmente impactados, la causa sospechada y las medidas de mitigación tomadas;
• Proporcionará la información que el Organizador necesita para evaluar el riesgo y cumplir con sus propias obligaciones de notificación de violación a los interesados afectados y a los reguladores.

Obligaciones de Notificación de Violación del Organizador

El Organizador es responsable de notificar a los interesados afectados y a las autoridades reguladoras de las violaciones según lo requiera la ley aplicable:

• El RGPD requiere notificación sin demora indebida y dentro de 72 horas a la autoridad competente;
• PIPEDA, Loi 25 y las leyes provinciales de privacidad pueden tener diferentes plazos y umbrales.

Gym Art cooperará y proporcionará la información necesaria para asistir al Organizador en el cumplimiento de estas obligaciones.

Investigación y Remediación

Ambas partes cooperarán en la investigación de la violación, determinando su alcance e implementando medidas de remediación para prevenir su recurrencia. Gym Art proporcionará actualizaciones regulares sobre el progreso de la investigación.

Indemnización del Organizador

El Organizador indemniza, defiende y mantiene indemne a Gym Art y a sus funcionarios, directores, empleados y agentes de cualquier reclamo, daño, responsabilidad y costo (incluidos los honorarios razonables de abogados) que surjan de:

• El incumplimiento del Organizador en obtener el consentimiento adecuado y lícito de los interesados o padres/tutores antes de cargar datos personales;
• El incumplimiento del Organizador de este Acuerdo, incluido el incumplimiento en mantener documentación o cumplir con las leyes de protección de datos;
• El tratamiento por parte del Organizador de datos personales más allá del alcance autorizado por este Acuerdo;
• El uso por parte del Organizador de Gym Art Meets en violación de la ley aplicable o de los términos de servicio de la plataforma.

Indemnización de Gym Art

Gym Art indemniza, defiende y mantiene indemne al Organizador de cualquier reclamo, daño, responsabilidad y costo que surjan de:

• El incumplimiento de Gym Art en tratar los datos personales de acuerdo con las instrucciones documentadas del Organizador y este Acuerdo;
• El tratamiento no autorizado, divulgación o pérdida de datos personales por parte de Gym Art debido al incumplimiento de sus propias obligaciones de seguridad;
• El incumplimiento de Gym Art en cooperar con solicitudes de derechos de interesados, notificaciones de violación o consultas regulatorias;
• El uso por parte de Gym Art de un subencargado que no mantenga obligaciones equivalentes de protección de datos.

Limitación

Estas obligaciones de indemnización están sujetas al deber de las partes de mitigar los daños y no aplican en la medida en que un reclamo surja de la negligencia grave o conducta dolosa de la otra parte.

Fecha de Entrada en Vigor y Alcance

Este Acuerdo entra en vigor con la aceptación del Organizador a través de la plataforma Gym Art Meets. Se requiere la aceptación:

• Antes de crear la primera competición en Gym Art Meets;
• Antes de crear cada nueva competición (se le solicitará al Organizador que acepte o vuelva a aceptar la versión actual);
• Antes de cargar cualquier dato personal en la plataforma.

Aplicación Retroactiva a Eventos Previos

Al aceptar este Acuerdo, el Organizador reconoce y acepta que los términos, obligaciones y declaraciones aquí establecidos se aplican retroactivamente a todas las competiciones previas que el Organizador haya organizado o gestionado utilizando la plataforma Gym Art Meets, independientemente de cuándo tuvieron lugar esos eventos.

Específicamente, el Organizador confirma que:

• Para todos los eventos previos organizados en Gym Art Meets, el Organizador obtuvo todos los consentimientos necesarios y la autoridad legal para recopilar, cargar y tratar los datos personales de gimnastas y otros interesados de conformidad con los requisitos descritos en este Acuerdo;
• El Organizador ha mantenido (y continúa manteniendo) registros de los consentimientos obtenidos para eventos previos, y puede proporcionar evidencia de dicho consentimiento a solicitud de Gym Art o de una autoridad reguladora;
• El Organizador acepta la plena responsabilidad como responsable del tratamiento de todos los datos personales cargados en la plataforma Gym Art en relación con eventos previos, incluida información de gimnastas, documentación médica, archivos de música de suelo, puntuaciones de competición y cualquier campo de datos adicional;
• Las obligaciones de indemnización del Organizador bajo este Acuerdo se extienden a reclamos que surjan de o estén relacionados con eventos previos;
• Todos los datos personales de eventos anteriores que permanezcan en la plataforma Gym Art están sujetos a las disposiciones de conservación y eliminación de este Acuerdo.

El uso continuado de la plataforma Gym Art Meets constituye la aceptación de esta aplicación retroactiva. Si el Organizador no está de acuerdo con estos términos retroactivos, debe notificar a Gym Art por escrito a privacy@gymart.org dentro de los 30 días siguientes a la aceptación. Gym Art trabajará entonces con el Organizador para eliminar todos los datos de eventos anteriores y, si no se llega a una resolución, se suspenderá el acceso del Organizador a la plataforma.

Actualizaciones de este Acuerdo

Gym Art puede actualizar este Acuerdo periódicamente para reflejar cambios en la legislación, la tecnología o las prácticas comerciales. Gym Art proporcionará un aviso razonable (al menos 30 días) de los cambios materiales. El uso continuado de Gym Art Meets después del período de aviso constituye la aceptación del Acuerdo actualizado.

Terminación

Cualquiera de las partes puede dar por terminado este Acuerdo con un aviso por escrito de 30 días a la otra parte. Tras la terminación:

• Se suspenderá el acceso del Organizador a Gym Art Meets y a todos los datos;
• Gym Art eliminará todos los datos personales asociados con el Organizador dentro de los 30 días, a menos que esté legalmente obligado a conservarlos;
• Las obligaciones del Organizador bajo las Secciones 2–10 permanecen vigentes con respecto a cualquier obligación de conservación de datos o regulatoria en curso.

Este Acuerdo se rige e interpreta de acuerdo con las leyes de la Provincia de Quebec, Canadá, sin tener en cuenta sus principios de conflicto de leyes. Cualquier disputa que surja de este Acuerdo está sujeta a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de la Provincia de Quebec.

El Organizador consiente a la jurisdicción y la sede de estos tribunales y renuncia a cualquier objeción a la inconveniencia de dicho foro.

Para preguntas, solicitudes o inquietudes sobre este Acuerdo de Tratamiento de Datos, las obligaciones del Organizador o las prácticas de tratamiento de datos, comuníquese con Gym Art:

Gym Art responderá a las consultas y solicitudes dentro de los 10 días hábiles. Para asuntos urgentes de seguridad de datos, comuníquese con privacy@gymart.org e incluya "URGENT" en el asunto.