Acuerdo de Tratamiento de Datos para la Grabación de Vídeos

Este Acuerdo de Tratamiento de Datos para la Grabación de Vídeos (el "Acuerdo de Vídeos") complementa y funciona en conjunto con el Acuerdo de Tratamiento de Datos del Organizador. Se aplica específicamente cuando el Organizador habilita la función de grabación de vídeos para cualquier competición facilitada a través de la plataforma Gym Art.

Las grabaciones de vídeos de gimnastas constituyen datos personales sensibles, particularmente cuando involucran a menores. Este acuerdo establece los requisitos, derechos y obligaciones adicionales necesarios para garantizar que la grabación de vídeos se realice de manera legal, transparente y con las salvaguardas apropiadas para todas las personas que puedan aparecer en el contenido grabado.

Todos los términos utilizados en este Acuerdo de Vídeos que no estén definidos en el mismo tendrán los significados asignados en el Acuerdo de Tratamiento de Datos del Organizador.

Gym Art opera un modelo de acceso restringido a vídeos diseñado para proteger la privacidad y seguridad de todos los gimnastas:

Protección de Privacidad por Defecto

La grabación de vídeos está deshabilitada por defecto. Los vídeos solo se graban y almacenan cuando el Organizador habilita explícitamente la función de grabación de vídeos para una competición específica.

Restricción de Acceso

Las grabaciones de vídeos son accesibles únicamente dentro de la aplicación móvil de Gym Art por usuarios autenticados que hayan iniciado sesión. Los vídeos no pueden descargarse, compartirse ni accederse a través de ninguna otra plataforma o método.

Condiciones de Visualización

Un vídeo se muestra dentro de la aplicación móvil de Gym Art solo cuando se cumplen TODAS las siguientes condiciones:

1. El Organizador ha habilitado la publicación de vídeos para la competición
2. La competición se ha hecho pública
3. El nivel del gimnasta tiene habilitada la visualización de vídeos
4. La configuración individual de publicación de vídeos del gimnasta está habilitada

Si alguna de estas condiciones no se cumple, el vídeo no se muestra.

Almacenamiento e Infraestructura

Los vídeos se almacenan de forma segura en Google Cloud Platform en la región northamerica-northeast1 (Montréal, Canadá). Esto garantiza el cumplimiento con los requisitos de residencia de datos canadienses y proporciona acceso rápido y confiable para usuarios en América del Norte.

El Organizador certifica que antes de habilitar la grabación de vídeos para cualquier competición, el Organizador ha obtenido el consentimiento apropiado específico para vídeos de todos los interesados (gimnastas) o sus padres/tutores legales, según lo requieran las leyes de privacidad aplicables. Los requisitos de consentimiento específicos dependen de la edad del gimnasta:

3.1 Gimnastas Menores de 13 Años (Cumplimiento de COPPA)

3.2 Gimnastas de Edades 13-15 (Consentimiento Parental)

3.3 Personas de 16 Años y Mayores

3.4 Divulgación del Consentimiento Específico para Vídeos

Independientemente de la edad del interesado, el formulario de consentimiento específico para vídeos debe cubrir explícitamente todo lo siguiente:

• Grabación de las actuaciones de gimnastas durante la competición
• Almacenamiento en Google Cloud Platform en Montréal, Canadá (northamerica-northeast1)
• El modelo de acceso descrito en la Sección 2 y las condiciones requeridas para la visualización de vídeos
• El período de conservación (por defecto 1 año desde la fecha de la competición, o período personalizado establecido por el Organizador al configurar la competición)
• El derecho a optar por no participar en la grabación de vídeos en cualquier momento con efecto inmediato
• Declaración explícita de que los vídeos NO se utilizarán para análisis biométrico, reconocimiento facial o elaboración de perfiles automatizada
• Declaración explícita de que los vídeos NO se divulgarán a terceros sin consentimiento adicional explícito

3.5 Plantilla de Formulario de Consentimiento

Una plantilla de formulario de consentimiento conforme que incluye una sección dedicada a la grabación de vídeos está disponible en Plantilla de Formulario de Consentimiento de Padres/Tutores Legales. El Organizador es responsable de utilizar esta plantilla o un formulario de consentimiento legalmente equivalente que cumpla con todos los requisitos descritos en esta sección.

Reconociendo que las preferencias y circunstancias pueden cambiar, los padres, tutores legales y personas tienen el derecho de retirar el consentimiento para la grabación de vídeos en cualquier momento.

Mecanismo de Exclusión

Los padres y tutores legales pueden optar por no participar en la grabación de vídeos para su hijo en cualquier momento. Las personas de 16 años y mayores pueden optar por no participar en la grabación de vídeos para sí mismas en cualquier momento. Todas las solicitudes de exclusión deben ser atendidas inmediatamente y sin demora.

El Organizador debe proporcionar un mecanismo claro para que los padres, tutores legales y personas opten por no participar en la grabación de vídeos, que puede incluir:

• Una opción de exclusión durante el proceso de inscripción para una competición
• Una opción de exclusión en la aplicación móvil de Gym Art
• La capacidad de enviar una solicitud de exclusión por correo electrónico al Organizador

Solicitudes de Eliminación de Vídeos

Las solicitudes de eliminación de vídeos que ya han sido grabados pueden enviarse al Organizador o directamente a privacy@gymart.org. Cuando se recibe una solicitud de eliminación válida:

• Gym Art eliminará el/los vídeo(s) señalado(s) dentro de las 48 horas de recibir y validar la solicitud
• El Organizador es responsable de asistir a Gym Art en la identificación de los vídeos correctos si la solicitud es ambigua
• Una vez eliminados, los vídeos no serán recuperables y no se mostrarán en la aplicación de Gym Art

Período de Conservación por Defecto

El período de conservación por defecto para todas las grabaciones de vídeos es 1 año desde la fecha de la competición. Después de un año, los vídeos se eliminan automáticamente de los sistemas de Gym Art a menos que se haya establecido explícitamente un período de conservación más largo.

Períodos de Conservación Personalizados

Al momento de configurar la competición, el Organizador debe establecer una fecha de conservación para todos los vídeos grabados en esa competición. El Organizador puede:

• Aceptar el período de conservación por defecto de 1 año
• Establecer un período de conservación más corto (por ejemplo, 6 meses, 3 meses)
• Establecer un período de conservación más largo (sujeto a límites razonables y principios de protección de datos)

Aplicación Automática

Gym Art aplica la eliminación automática de vídeos en la fecha de conservación aplicable. Los vídeos se eliminan de todos los sistemas de almacenamiento y no pueden recuperarse después de la eliminación.

Eliminación Anticipada

El Organizador puede solicitar la eliminación anticipada de vídeos de una competición antes de que expire la fecha de conservación. Las solicitudes de eliminación anticipada deben enviarse a privacy@gymart.org. Gym Art procesará las solicitudes de eliminación anticipada dentro de 5 días hábiles.

El Organizador acepta que las grabaciones de vídeos obtenidas a través de la plataforma Gym Art NO se utilizarán para ninguno de los siguientes propósitos:

Cualquier uso de grabaciones de vídeos en violación de estas restricciones constituye un incumplimiento material de este Acuerdo de Vídeos y puede exponer al Organizador a responsabilidad legal.

Obligaciones de Seguridad del Organizador

El Organizador debe garantizar que cualquier personal dentro de la organización del Organizador que tenga acceso a la función de grabación de vídeos mantenga estricta confidencialidad con respecto al contenido de vídeos e información técnica relacionada con vídeos.

Control de Acceso

El Organizador no debe intentar eludir, evitar o deshabilitar los controles de acceso a vídeos implementados por Gym Art. El modelo de acceso multicondición descrito en la Sección 2 es un mecanismo de seguridad diseñado para proteger a los gimnastas, y los intentos no autorizados de deshabilitar o evitar estos controles están prohibidos.

Reporte de Violaciones de la Seguridad

El Organizador debe reportar cualquier acceso no autorizado sospechado o confirmado al contenido de vídeos a privacy@gymart.org inmediatamente después de su descubrimiento. El Organizador debe proporcionar:

• Una descripción del incidente de acceso no autorizado
• La fecha y hora del incidente (si se conoce)
• El/los vídeo(s) específico(s) afectado(s) (si se conoce)
• Cualquier persona que pueda haber sido afectada

Notificación General de Violación de la Seguridad

Gym Art notificará al Organizador sobre cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte el contenido de vídeos dentro de las 72 horas de su descubrimiento, según lo requerido por el Acuerdo de Tratamiento de Datos del Organizador. La notificación incluirá:

• Descripción de la violación de la seguridad
• Datos afectados y número de personas impactadas
• Consecuencias probables de la violación de la seguridad
• Medidas tomadas o planeadas para abordar la violación de la seguridad

Respuesta a Incidentes Específicos de Vídeos

En caso de una violación de la seguridad específica de vídeos o incidente de acceso no autorizado, Gym Art tomará los siguientes pasos adicionales:

• Deshabilitar el acceso a vídeos para las competiciones afectadas mientras se investiga
• Preservar evidencia forense y realizar una investigación exhaustiva
• Notificar a los gimnastas afectados y padres/tutores legales según lo requieran las leyes de privacidad aplicables
• Proporcionar un informe detallado del incidente al Organizador
• Implementar medidas de remediación para evitar recurrencias

Responsabilidad del Organizador

El Organizador tiene la responsabilidad principal de obtener el consentimiento específico apropiado para vídeos de todos los interesados antes de habilitar la grabación de vídeos. Gym Art confía en la certificación del Organizador de que se ha obtenido el consentimiento apropiado. El no obtener el consentimiento apropiado puede exponer al Organizador a multas regulatorias y responsabilidad civil.

Indemnización del Organizador

El Organizador indemniza, defiende y mantiene indemne a Gym Art de cualquier reclamo, daño, multa o costo (incluyendo honorarios legales) que surjan de:

• El no obtener el consentimiento específico para vídeos por parte del Organizador
• Tergiversación del estado del consentimiento en la plataforma
• La violación de los Usos Prohibidos en la Sección 6 por parte del Organizador
• La modificación no autorizada o elusión de controles de acceso a vídeos por parte del Organizador
• Cualquier uso de vídeos fuera del modelo de acceso autorizado

Indemnización de Gym Art

Gym Art indemniza al Organizador por reclamos que surjan de:

• Violaciones del modelo de acceso a vídeos implementado por Gym Art (por ejemplo, exposición no autorizada de vídeos debido a falla técnica de Gym Art)
• Violación de las obligaciones de protección de datos bajo este Acuerdo de Vídeos por parte de Gym Art
• Acceso no autorizado a vídeos causado por falla de seguridad de Gym Art

Activación

Este Acuerdo de Vídeos entra en vigor para una competición específica cuando el Organizador habilita la función de grabación de vídeos para esa competición en la plataforma Gym Art.

Renovación para Cada Competición

Este Acuerdo de Vídeos debe ser aceptado nuevamente por el Organizador cada vez que se habilita la grabación de vídeos para una nueva competición. La aceptación del Organizador certifica que se ha obtenido el consentimiento apropiado para todos los gimnastas que serán grabados en esa competición.

Aplicación Retroactiva a Eventos Previos

Al aceptar este Acuerdo de Vídeos, el Organizador reconoce y acepta que los términos, obligaciones y declaraciones establecidos en el mismo se aplican retroactivamente a todas las competiciones previas para las cuales el Organizador habilitó la grabación de vídeos en la plataforma Gym Art Meets, independientemente de cuándo tuvieron lugar esos eventos.

Específicamente, el Organizador confirma que:

• Para todos los eventos previos donde se habilitó la grabación de vídeos, el Organizador obtuvo el consentimiento verificable de padres/tutores legales específicamente para la grabación de vídeos para cada gimnasta bajo los umbrales de edad aplicables, de conformidad con COPPA (16 CFR Part 312), Loi 25, PIPEDA, y todas las demás leyes de privacidad aplicables;
• El Organizador ha mantenido (y continúa manteniendo) registros de los consentimientos específicos para vídeos obtenidos para eventos previos, y puede proporcionar evidencia de dicho consentimiento a solicitud;
• El Organizador acepta plena responsabilidad por todas las grabaciones de vídeos de eventos previos que permanecen accesibles en la plataforma Gym Art, incluyendo el cumplimiento con el modelo de acceso, términos de conservación y usos prohibidos descritos en este Acuerdo;
• Las obligaciones de indemnización del Organizador bajo este Acuerdo de Vídeos se extienden a reclamos que surjan de grabaciones de vídeos realizadas en eventos previos;
• Cualquier grabación de vídeos de eventos previos que permanezca en la plataforma Gym Art está sujeta a las disposiciones de conservación y eliminación de este Acuerdo, y será eliminada automáticamente de acuerdo con el calendario de conservación aplicable.

El uso continuado de la función de grabación de vídeos en la plataforma Gym Art Meets constituye la aceptación de esta aplicación retroactiva. Si el Organizador no acepta estos términos retroactivos, el Organizador debe notificar a Gym Art por escrito a privacy@gymart.org dentro de 30 días. Gym Art deshabilitará entonces el acceso a vídeos para los eventos previos del Organizador y eliminará todas las grabaciones de vídeos asociadas.

Terminación

Este Acuerdo de Vídeos termina para una competición específica cuando todos los datos de vídeos de la competición relevante han sido eliminados de acuerdo con la Sección 5. Las obligaciones del Organizador con respecto al consentimiento, confidencialidad y usos prohibidos continúan aplicándose a cualquier vídeo que permanezca accesible durante el período de conservación.

Supervivencia

Las obligaciones de indemnización del Organizador y las obligaciones de protección de datos de Gym Art sobreviven la terminación de este Acuerdo de Vídeos durante el tiempo que cualquier dato de vídeos de la competición relevante se conserve o sea accesible.

Este Acuerdo de Vídeos se regirá e interpretará de acuerdo con las leyes de la Provincia de Quebec, Canadá, sin considerar sus principios de conflicto de leyes. Las partes acuerdan someterse a la jurisdicción exclusiva de los tribunales ubicados en Montréal, Quebec.

Esta disposición es consistente con la disposición de legislación aplicable en el Acuerdo de Tratamiento de Datos del Organizador. Donde exista cualquier conflicto entre los dos acuerdos, se aplicará la disposición más restrictiva con respecto a la protección de datos.

Consultas de Privacidad y Solicitudes de Eliminación

Para preguntas sobre este Acuerdo de Vídeos, para reportar inquietudes de privacidad, para solicitar la eliminación de vídeos o para enviar solicitudes de exclusión:

privacy@gymart.org

Soporte General

Para consultas generales sobre Gym Art y la función de grabación de vídeos:

info@gymart.org

Dirección Postal

Gym Art Inc.
1412 rue Aylwin
Montréal, QC H1W 3B7
Canadá